05.03.2020

Наука и природа на службе здоровья страны

«Бионорика СЕ» — ведущий мировой производитель лекарственных средств растительного происхождения. Для производства доступных и качественных препаратов «Бионорика» на протяжении уже 80 лет эффективно сочетает знания в области фитотерапии с современными фармацевтическими исследованиями, которые являются основой успеха. Именно поэтому высокий процент от продаж «Бионорика СЕ» инвестирует в научные исследования и разработки. Сегодня в компании работает более 300 человек. Медицинские представители «Бионорика» трудятся более чем в 60 городах России.

Ситуация «До»

  • Отсутствие административных дней для оформления кадровых документов, например, заявок на командировку или же подписания кадровых приказов, а также для предоставления сопутствующей отчетности.
  • Распределенная работа - В связи с чем документы приходилось направлять почтой. Перемещение документов таким способом замедляло их проверку, согласование и утверждение.
  • Отсутствие стационарного рабочего места: Медицинский представитель ввиду специфики своей деятельности не имеет постоянного рабочего места и вынужден часто перемещаться как по городу, так и между городами, что влечет за собой необходимость мобильно оформлять все требуемые документы.
  • Нелинейная подчиненность сотрудников отдела продаж.
  • Цели внедрения

Основной целью внедрения Системы DirectumRX в компании «Бионорика» было оптимизировать работу дистанционных сотрудников и медицинских представителей, сделать их жизнь «без бумажек», а процессы понятными и прозрачными.

Задачи проекта


  • Сократить время на создание и обработку кадровых документов и авансовых отчетов удаленных сотрудников
  • Снизить влияние человеческого фактора
  • Повысить исполнительскую дисциплину сотрудников «Бионорика» за счет регламентации бизнес-процессов

Было принято решение перевести в электронный вид основные бизнес-процессы компании при помощи системы электронного документооборота DirectumRX, благодаря которой были автоматизированы следующие группы процессов:

       1. Кадровый документооборот.

       2. Оформление и согласование авансовых отчетов.

       3. Прочие заявки: на закупку/перемещение оборудования, на оформление договоров ГПХ в юридическом отделе.

Все по полочкам


«Безболезненный» перевод кадровых документов в электронный вид в рамках существующего трудового законодательства возможен только для дистанционных (удаленных) сотрудников. Совместно с кадровым отделом заказчика были разработаны процессы, позволяющие обмениваться с дистанционными сотрудниками следующими документами в электронном виде:

  1. 1.Заявки на командировки.
    2.Заявления на копию трудовой книжки/справки с места работы.
    3.Заявления на смену фамилии.
    4.Заявления на отпуск/отгул.
    5.Заявления на работу в выходной день.
    6.Ведомости на увольнение.
    7.Приказы на командировку, на работу в выходной день, о предоставлении дополнительных дней отдыха, о смене фамилии.
    8.Графики отпусков и табели рабочего времени.
    9.Приказы по беременности и родам, а также по декретному отпуску.
    10.Заявления и приказы на увольнение.

Подробно с решением можно ознакомиться в статье: https://club.directum.ru/award/255514?from=subs

В условиях территориально-распределенной структуры сотрудники компании часто отправляются в командировки в другие города и страны. Поездки не могут быть осуществлены без расходов, которые подлежат компенсации в соответствии с действующим законодательством РФ.

Завершением любой командировки служит подтверждающий осуществленные расходы авансовый отчет. Однако специфика работы компании не ограничивается созданием дистанционными и офисными сотрудниками авансовых отчетов только по командировочным расходам. В рамках внедрения DirectumRX под автоматизацию попали авансовые отчеты по следующих расходам:

  • на автомобиль, выделяемый в пользование сотрудникам;
    на проведение маркетинговых мероприятий и деловых встреч в рамках демонстрации производимой продукции потенциальным покупателям;
    хозяйственные расходы.

Подробно с решением можно ознакомиться в статье: https://club.directum.ru/award/255533

 

Завершающей группой автоматизированных бизнес-процессов стали блоки по заявкам на закупку, выдачу или перемещение IT-оборудования, а также по заявкам на заключение договоров и дополнительных соглашений гражданско-правового характера с лекторами, привлекаемыми к маркетинговым мероприятиям, которые организуются медицинскими представителями.

Для реализации этих двух блоков разработаны отдельные модули:

1. IT заявки.
2. Заявки на договоры/ДС.

В рамках каждого модуля возможно создавать документы нового типа, и хранить всю необходимую для их заполнения информацию в виде настраиваемых справочников:

1. Карточка заявки на IT-оборудование

1 Бионорика

2. Карточка заявки на договор/ДС

2 Бионорика

Поскольку DirectumRX позволяет хранить карточку документа без печатной формы, появилась возможность отказаться от создания тела документа. Вся информация доступна для любого исполнителя прямо из карточки документа в рамках регламентов согласования. Такое решение позволяет сократить объемы хранилища.

Ключевые результаты


Внедрение DirectumRX в ООО «Бионорика» позволило полностью перевести в электронный вид для всех сотрудников компании процессы по согласованию:

  • авансовых отчетов и сопроводительных документов;
    заявок на командировки;
    заявок на закупку;
    заявок на выдачу/перемещение оборудования.

Для удаленных сотрудников с использованием УКЭП (Усиленная квалифицированная электронная подпись) дополнительно переведены в электронный вид процессы по согласованию следующих документов:

  • заявлений на копию трудовой книжки/справки с места работы;
    заявлений на смену фамилии;
    заявлений на отпуск/отгул;
    заявлений на работу в выходной день;
    ведомостей на увольнение;
    приказов на командировку, на работу в выходной день, о предоставлении дополнительных дней отдыха, о смене фамилии.

Некоторые бизнес-процессы переведены в электронный вид частично, с подписанием бумажных оригиналов документов.  Это касается:

  • графиков отпусков и табелей рабочего времени;
    приказов по беременности и родам, а также по декретному отпуску;
    заявлений и приказов на увольнение.
  • 3 Бионорика
    4 Бионорика

        Перспективы развития

        1. Автоматическое формирование листов согласования. Реализовано в рамках сервисной поддержки.
        2. Возможность создания и согласования маркетинговых заявок на проведение рекламных мероприятий.
        3. Интеграция с SAP.

      Команда проекта

      5 Бионорика


      версия для печати
      Запомнить на сайте


      Зарегистрироваться Напомнить пароль