Автоклассификаторы архива документов

Посмотреть карточку решения

Для поддержания структурированного архива документов в организации необходим большой объем пользовательских действий – кропотливая ручная работа по выстраиванию и поддержанию дерева папок в актуальном состоянии, выдаче прав на папки, размещению в них ссылок на документы. Дополнительные действия при работе с системой отнимают время у сотрудников, которое можно потратить на более важные для бизнеса задачи.

Для повышения удобства пользователей, увеличения функциональных возможностей и сокращению администрирующих задач при работе с большими архивами документов в DIRECTUM было разработано техническое решение «Автоклассификаторы архива документов».

Возможности

Техническое решение позволяет:

  • работать в окне списка документов/записей справочников с произвольными реквизитами карточек, по которым можно выполнять сортировку или фильтрацию, облегчая таким образом поиск при отображении большого количества документов/записей справочников;
  • автоматически строить иерархию групп, не требующую администрирования и работы с деревом папок – иерархии создаются "на лету" на основе значений реквизитов документов;
  • отслеживать и просматривать требуемые документы или папки на наличие каких-либо выполненных изменений в окне списка;
  • структурировать большой архив, чтобы пользователи могли быстро найти нужный документ;
  • работать с контекстным меню и добавлять в него произвольные действия, в том числе, предназначенные для обработки нескольких документов сразу;
  • настроить разные классификаторы для любых документов с необходимой иерархией, для разных групп пользователей (подразделений);
  • настраивать классификаторы по умолчанию для разных папок и расширять возможности решения за счет использования вычисляемых сущностей (функций и сценариев DIRECTUM), например, для отслеживания документов.

Бизнес-эффект

Использование технического решения «Автоклассификаторы архива документов» позволит Организации добиться следующих эффектов:

  • Сократить время пользователей на поиски нужных документов.
  • Упростить работу по поддержанию архива организации в актуальном состоянии.
  • Ускорить работу с большим количеством документов.
  • Повысить информированность руководителей для принятия управленческого решения.

Пример работы

Работа пользователей с архивом ведется через обложку специальной папки. При отображении обложки и выборе архива по заданным в справочнике параметрам строится классификатор на основе документов, доступных данному пользователю.
Действия в обложке идентичны работе в других окнах проводника DIRECTUM: при клике на заголовок колонки происходит сортировка списка документов по данному реквизиту, при вводе фильтра можно отсортировать список документов, содержащих введенную строку.
рисунок 1 А

Двойной клик – открытие документа, правая кнопка – контекстное меню. В контекстном меню могут отображаться дополнительные действия, настроенные администратором для данного классификатора.
При нажатии на кнопку «Настройка колонок» есть возможность вывести в столбцы дополнительные реквизиты документов.
В поле поиска можно вести требуемое название папки, которую требуется найти для быстрого нахождения по всем уровням иерархии.

рисунок 2 А

Через дополнительно настроенное действие контекстного меню возможно отслеживание изменений по документам и папкам.

Рисунок 3 А

Решение позволяет настроить классификатор для любых видов документов и организовать в компании удобные, быстрые и функциональные архивы данных, хранящихся в системе DIRECTUM.

Пример настройки решения

Предварительно администратором системы настраивается список доступных классификаторов и их параметры в справочнике «Автоклассифкаторы. Настройки архивов документов»:

Создается новая запись справочника «Автоклассифкаторы. Настройки архивов документов».

  • На закладке «Основные» указываются типы карточек и перечисляются реквизиты, по которым будет строиться иерархия при группировке документов.
  • На закладке «Настройка колонок» перечисляются реквизиты, доступные пользователям для вывода в качестве колонок, указываются какие из них будут выводиться по умолчанию.
  • На закладке «Настройка фильтра» указывает SQL-запрос или названия сценария DIRECTUM по которому будет выполняться фильтрация документов/записей справочников.
  • На закладке «Настройка контекстного меню» перечисляются дополнительные действия, доступные пользователям в данном классификаторе. Каждое действие связывается со сценариями DIRECTUM и автоматически добавляется в контекстное меню с отдельной кнопкой на обложке для выполнения необходимых операций. Например, для создания комплекта проектной документации или регистрации РКК сразу для нескольких документов.
  • На закладке «Настройка иконок» указываются иконки для записей справочников, а также иконки для дополнительных действий контекстного меню.

Рисунок 4 А

 

Демонстрация решения

Получите бесплатную консультацию прямо у себя в офисе!
Вас ждет бесплатная демонстрация технического решения «Автоклассификаторы архива документов».


версия для печати
Запомнить на сайте


Зарегистрироваться Напомнить пароль