Автоматизация работы с исходящими счетами и первичными документами


Компания АКЕЛОН завершила второй проект в компании АО «НБКИ», выполненный в рамках развития решения, разработанного для Заказчика в ходе внедрения системы DIRECTUM. В рамках проекта были автоматизированы процессы по занесению первичной корреспонденции из системы 1С в систему DIRECTUM, их регистрации и последующей обработки сотрудниками отдела делопроизводства.

О заказчике


Акционерное общество "Национальное бюро кредитных историй" (АО "НБКИ") - крупнейшее на рынке кредитных историй в Российской Федерации. Учреждено 30 марта 2005 года и действует на основании Федерального закона "О кредитных историях".
На сегодняшний день база кредитных историй физических и юридических лиц НБКИ создана в результате сотрудничества с более чем 3000 организациями по всем регионам страны, что во многом превышает аналогичные показатели у всех остальных кредитных бюро в РФ вместе взятых.
Основные направления деятельности компании:

  • предоставление услуг по формированию, обработке и хранению кредитных историй, а также по предоставлению кредитных отчетов и сопутствующих услуг банкам, небанковским кредитным организациям для принятия решения о выдаче кредита, а также населению (субъектам кредитной истории) - для
  • проверки точности и полноты содержащейся там информации;
  • деятельность по технической защите конфиденциальной информации;
  • предоставление услуг, связанных с разработкой и (или) использованием оценочных (скоринговых) методик вычисления индивидуальных рейтингов.

Сегодня НБКИ предлагает ряд дополнительных услуг, позволяющих не только оценивать конкретного заемщика, но и произвести мониторинг клиентской базы и своевременно принять меры по сохранению своих средств.

Ситуация


В рамках плановой ежемесячной и ежедневной рассылок «НБКИ» отправляет корреспондентам тысячи первичных финансовых документов, подготавливаемых сотрудниками финансового отдела в системе 1С, что представляет собой достаточно длительный и трудоемкий процесс.
Перед руководством компании встали задачи упросить и автоматизировать работу. В первую очередь обратили внимание на:

  • снижение трудозатрат на обработку исходящей корреспонденции, ее занесение в систему DIRECTUM, регистрацию и сканирование подписанных документов;
  • сокращение времени и трудозатрат на подготовку документов к отправке по почте;
  • автоматизацию процесса по контролю за возвратом подписанных оригиналов документов;
  • сокращение времени на поиск документов.

Выбор


Для решения поставленных задач была выбрана компания АКЕЛОН, как партнер с большим опытом в области консалтинга и внедрения бизнес-решений на платформе DIRECTUM. Также дополнительным преимуществом в пользу АКЕЛОН стал успешно реализованный проект «Внедрение системы DIRECTUM / Интеграция с сервисом "Отправка" Почты России».

Решение


Решение по автоматизации работы с первичными финансовыми документами разработано с использованием функционала по штрихкодированию и массовому сканированию документов при помощи служб DCTS и RapID, а также настроенной интеграции с сервисом «Отправка» Почты России, разработанным в ходе внедрения системы у Заказчика. Таким образом удалось получить комплексное решение по работе с финансовыми документами, начиная с момента создания документов в 1С и заканчивая их отправкой по почте и внесением полученных оригиналов документов в систему.

н111

Решение позволило:

  • автоматически загружать финансовые документы, создаваемые в системе 1С, в систему DIRECTUM благодаря разработанному механизму интеграции;
  • выполнять автоматическую регистрацию загруженных документов;
  • оперативно заносить сканы подписанных документов при помощи технологии массового сканирования и адаптации службы DCTS под работу с штрихкодами, создаваемыми в системе 1С;
  • оперативно отражать информацию об отправке документов;
  • полностью автоматизировать процесс по контролю за возвратом оригиналов документов в организацию.

Импорт финансовых документов, создаваемых в системе 1С


Импорт документов


Для автоматического обмена документами между системами, были выполнены модификации на стороне DIRECTUM и на стороне системы 1С. Интеграционный механизм основан на разработке компании Акелон «Центр управления сообщениями».
При отправке документов из 1С в DIRECTUM, на стороне 1С на каждую выгрузку формируется отдельный XML-файл согласованного формата, который публикуется на общедоступном ресурсе в файловом каталоге.
По расписанию на стороне DIRECTUM запускается сценарий, который, при обнаружении объектов в папке обмена, запускает процесс обработки.

н222

В результате, в ходе массовой выгрузки документов, на каждый комплект финансовых документов в системе DIRECTUM создаются:

  • документы с определенным видом и типом карточки;
  • РКК в новом представлении «Финансовые документы» на каждый комплект документов;
  • задачи на проверку загруженных документов сотрудниками отдела делопроизводства, в которые вкладываются созданные по документам РКК.
  • н333

        Параметры документов и РКК заполняются на основании данных, полученных из системы 1С.

      Импорт данных по корреспондентам

      При проектировании решения важным вопросом являлся механизм синхронизации данных по корреспондентам между системами 1С и DIRECTUM.
      В качестве решения предложено устанавливать соответствия между записями по уникальному GUID организации (присвоенному системой 1С), коду организации и ИНН.
      Если по указанным параметрам, сообщаемым из 1С, удавалось найти совпадение в справочнике системы DIRECTUM, то между организациями устанавливалось соответствие. В противном случае, по переданным параметрам в системе DIRECTUM создавалась новая организация, а сотрудникам отдела делопроизводства отправлялось уведомление о создании организации.

      н444

      Отправка финансовых документов


      Подготовка к отправке


      В рамках подготовки документов к отправке сотрудники отдела делопроизводства подписывают полученные документы и массово сканируют подписанные оригиналы при помощи потокового сканера, штрихкода, генерируемого при создании документов в 1С, и службы DCTS.


      Создание описи к документам


      Процесс по подготовке финансовых документов к отправке включает в себя создание описи вложений. Необходимость описи в том или ином комплекте определяется при создании документов в 1С и передается в систему DIRECTUM в виде признака.
      н555

      Для удобного создания описей по комплектам документов, отправляемых одному корреспонденту, разработан отчет, создаваемый в результате работы прикладного сценария Создание описи.
      Сценарий отбирает РКК, по которым требуется создать опись, по указанному в параметрах контрагенту и выводит пользователям список РКК, документы которой нужно включить в опись.
      н666

      В результате на основании параметров РКК и связанных документов формируется и заносится в систему как документ опись вложения, подготавливаемая по шаблону Заказчика.

      н777

      Отправка документов


      Отправка документов может осуществляться как через Почту России (для чего по РКК создаются заказы для отправки на сервис «Отправка»), так и иными способами.
      Для массового отражения факта отправки документов разработан сценарий, позволяющий выбрать РКК отправленных документов и автоматически проставить в них дату отправки.
      н888

      При заполнении даты отправки в РКК, автоматически рассчитывается плановая дата возврата оригиналов.

      н999

      Контроль возврата документов


      Повторная отправка документов

      Для автоматизации процесса по контролю за возвратом оригиналов финансовых документов, разработан сценарий, который отслеживает плановую дату возврата документов, и в день ее наступления, если документы не были получены, отправляет делопроизводителям задания на повторную отправку невернувшихся документов.

      н100

      В задании на повторную отправку реализован механизм по массовой отправке на печать документов комплекта прямо из системы DIRECTUM, а также внесению информации о повторной отправке в РКК.

      н110

      В результате в отправленных повторно РКК рассчитывается новая плановая дата возврата.


      Внесение сведений о получении оригиналов


      Отражение в РКК информации о получении возврата оригиналов осуществляется при помощи технологии RapID и потокового сканирования полученных оригиналов при помощи службы DCTS.
      При получении возврата оригинала документа от корреспондента, пользователи запускают сценарий Внесение сведений о возврате по ссылке с обложки решения и при помощи сканера штрихкодов сканируют штрихкод на документе.

      н1010

      В результате в РКК устанавливается признак, что возврат документа получен.

      н1011

      Затем пользователи массово сканируют документы на потоковом сканере, и служба DCTS при обработке документов, заносит сканы в новые версии документов и в РКК заполняет дату возврата оригиналов.

      н1012

      При получении подписанных оригиналов документов, процесс по работе с исходящими документами завершается.


      версия для печати
      Запомнить на сайте


      Зарегистрироваться Напомнить пароль