Внедрение системы DIRECTUM в ЗАО «Р-Фарм»

Компания Акелон завершила проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в компании ЗАО «Р-Фарм», одной из крупнейших российских фармацевтических компаний. В рамках проекта были автоматизированы бизнес-процессы в головном подразделении компании, расположенном в г. Москва. Основное внимание в ходе реализации проекта было уделено стандартизации и автоматизации ключевых бизнес-процессов, созданию единого информационного пространства в рамках системы DIRECTUM, обеспечивающего маршрутизацию и хранение электронных документов, а также разработке и реализации решений, позволяющих без существенных затрат и доработок наращивать мощность системы и подключать другие филиалы компании. Были автоматизированы процессы работы с входящим и исходящими письмами, организационно-распорядительными, договорными, а также первичными учетными бухгалтерскими документами. Перед началом работы пользователей в системе DIRECTUM был осуществлен импорт исторических данных, а также реализована синхронизация и интеграция данных с учетными системами 1С и Axapta.

Отзыв о внедрении DIRECTUM в Р-Фарм (preview)


«С января 2015 года все процессы по работе с входящей/исходящей корреспонденций, оформление и согласование внутренних документов, доверенностей и договоров, а также работа с первичной бухгалтерской документацией осуществляется в системе DIRECTUM в электронном виде. В результате внедрения системы DIRECTUM в разы сократилось время на исполнение запросов о предоставлении документации, был облегчен контроль исполнительской дисциплины, формализовался процесс согласования документов и контроля выполнения заданий.
Достигнутые положительные результаты дают нам уверенность в перспективности нашего дальнейшего сотрудничества.». 

Руководитель проекта ЗАО «Р-Фарм» – Старикова С.А.

О заказчике

ЗАО «Р-Фарм» – российская высокотехнологичная фармацевтическая компания. Сфера деятельности компании охватывает области, связанные с разработкой, исследованиями, производством, выводом на рынок широкого спектра лекарственных средств, предназначенных преимущественно для стационарной и специализированной медицинской помощи. Основными направлениями деятельности являются: производство готовых лекарственных форм, активных фармацевтических ингредиентов химической природы и биотехнологических субстанций, исследования и разработка инновационных препаратов и технологий, вывод на российский рынок современных высокоэффективных лекарственных средств, а также обучение и подготовка специалистов для фарминдустрии и здравоохранения.

Компания была основана в 2001 году. Оборот компании составляет более 56 млрд. рублей в год. На данный момент в ЗАО «Р-Фарм» трудятся более 3200 высококвалифицированных специалистов. Компания работает на всей территории Российской Федерации, странах СНГ, США, Германии, Японии, Турции и Индии. Действует более 40 филиалов и представительств. В структуру холдинга входят фармацевтические комплексы, расположенные в Ярославле, Костромской области, Новосибирске, Германии, ведется строительство современного научно-производственного комплекса по синтезу активных фармацевтических субстанций в Ростове.

Сайт компании: www.r-pharm.com

Ситуация

До момента внедрения системы можно было выделить ряд ключевых проблем, с которыми сотрудники сталкивались в процессе работы:

  • возникали проблемы в связи с потерей документов, много времени требовалось на поиски необходимого документа;
  • процесс согласования документов осуществлялся посредством эл. почты, что дополнительно усложняло его и делало недостаточно прозрачным для руководства;
  • бизнес-процессы: работа с входящими и исходящими документами, работа с приказами и распоряжениями по ОД, работа с договорными документами, работа с доверенностями в компании были слабо регламентированы, зачастую регламент не соблюдался;
  • для доступа к нормативно-справочной информации приходилось обращаться к нескольким учетным системам и, в результате, часто выполнялась двойная работа, записи дублировались.

Перед руководством компании стояла задача организовать единое информационное пространство для хранения и обмена документами, снизить перемещаемость документов по компании или максимально исключить ее, получить инструмент для контроля исполнительской дисциплины, создать электронный архив документального фонда компании.

Выбор

Учитывая изложенные выше факторы, руководство компании приняло решение о необходимости внедрения единой системы электронного документооборота и взаимодействия.

В конце 2013 сотрудниками компании Акелон был проведен предпроектный экспресс-анализ, в ходе которого выделены ключевые проблемы, а также определены требования к системе. Одними из ключевых требований руководства были ускорение и упрощение процесса согласования документов, повышение исполнительской дисциплины сотрудников за счет возможности всестороннего контроля за процессами в системе, повышение сохранности и исключение потери документов в процессе согласования.

Компания ЗАО «Р-Фарм» выбрала систему DIRECTUM среди всех представленных на российском рынке систем управления корпоративным контентом и взаимодействием. Система DIRECTUM на протяжении нескольких лет является признанным лидером в России по количеству успешных внедрений на крупных предприятиях. Среди достоинств данной системы – ориентация на потребности клиента, большая база готовых бизнес-решений, масштабируемость и гибкость, разнообразие интерфейсов, развитые возможности интеграции с другими ИС и приемлемая стоимость. В качестве интегратора была привлечена компания Акелон, генеральный партнер компании DIRECTUM, обладающая солидным портфелем крупных и успешных внедрений.

Анализ задач

В ходе проекта специалистам компании Акелон предстояло реализовать следующие функциональные требования:

  • исследовать, описать и структурировать бизнес-процессы компании: работа с входящими и исходящими документами, работа с приказами и распоряжениями по ОД, работа с договорными документами, работа с доверенностями;
  • обеспечить возможность иметь информацию о местонахождении документов в любой момент времени;
  • обеспечить единое структурированное информационное пространство и поддержку версионности каждого отдельного документа;
  • разработать механизмы взаимодействия между сотрудниками компании в процессе работы над документацией с четкой регламентацией сроков исполнения поставленных задач;
  • автоматизировать бизнес-процессы работы с входящей корреспонденцией за счет обеспечения массового сканирования входящей корреспонденции;
  • автоматизировать бизнес-процессы по созданию и согласованию исходящей корреспонденцией;
  • автоматизировать бизнес-процессы по созданию и согласованию организационно-распорядительной документации;
  • автоматизировать бизнес-процессы по оформлению, отзыву и переоформлению доверенностей;
  • автоматизировать, упростить, ускорить и регламентировать бизнес-процессы по созданию и согласованию договорных документов;
  • автоматизировать бизнес-процессы по работе с первичными учетными бухгалтерскими документами;
  • упростить процесс подготовки отчетности по документообороту и исполнению документов для руководства;
  • осуществить импорт исторических данных по приказам и доверенностям;
  • реализовать синхронизацию организационной структуры компании из учетной системы 1С;
  • реализовать интеграцию системы DIRECTUM и учетной системы Microsoft Dynamics AX в рамках работы с договорными документами и ведения реестра контрагентов.

Платформа

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. Организация и контроль деловых процессов на основе workflow, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, разработка готовых к применению бизнес-решений, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM.

Работа в DIRECTUM с помощью различных мобильных устройств позволяет обеспечить непрерывность бизнеса и предоставить пользователю возможность комфортной работы с документами и данными системы вне зависимости от местонахождения или используемых технологий.

Решение

В ходе проекта были внедрены и адаптированы под потребности компании следующие бизнес-решения:

  • Классическое делопроизводство;
  • Управление доверенностями;
  • Управление договорами;
  • Финансовый архив.

Классическое делопроизводство

С помощью модуля «Классическое делопроизводство» была автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, а также процессы согласования организационно-распорядительных документов.

В связи с большим объемом документов, одним из основных требований к работе делопроизводителей в системе было максимально упростить и ускорить процесс регистрации документов и доведения их до исполнителей.

Для каждого автоматизированного процесса был разработан типовой маршрут, позволяющий по заложенной в него логике, автоматически генерировать задания исполнителям, менять стадии ЖЦ согласуемых документов, выполнять различные проверки (например, зарегистрирован ли документ, каким путем получен\отправлен и т.п.).

Для работы с входящими письмами был разработан сценарий, позволяющий автоматически сканировать пакет входящих писем, связывать их с соответствующими РКК и сразу отправлять на исполнение. Заполнение табличной части с исполнителями в РКК было также упрощено, за счет возможности заполнения по подразделениям и заранее сформированным спискам работников. В результате, делопроизводителям достаточно ввести данные о документе в РКК и положить входящие письма на МФУ, а система сама создаст эл. документы (скан-копии писем), свяжет с РКК и отправит в работу. Данный механизм позволяет значительно сократить время обработки и регистрации входящей корреспонденции.

Процесс согласования исходящих писем также был автоматизирован. Для обработки исходящих писем разработан типовой маршрут, который исключал возможность присвоения письму произвольного номера и отправку документов в обход делопроизводителей. В процессе прохождения письма по типовому маршруту оно согласовывается, регистрируется и отправляется адресату. На любом шаге есть возможность отследить, кто задерживает процесс, и сформировать отчет «Лист согласования».

Аналогично процессу работы с исходящими письмами было организовано согласование организационно-распорядительной документации. Регистрационные номера и список согласующих автоматически формируются в зависимости от того, к какой категории относится приказ или распоряжение. Кроме того, предусмотрена возможность согласования с неавтоматизированными сотрудниками в удаленных филиалах. По итогам согласования внутренних документов также формируется лист согласования. Помимо этого, для минимизации ошибок и возможных злоупотреблений была подготовлена база шаблонов типовых договоров, в которых текст был защищен от изменений. И для редактирования были доступны только определенные поля, такие как Наименование контрагента, реквизиты контрагента, коммерческие условия и т.д.

Важно, что все типовые маршруты достаточно гибкие. Например, в случае, если документ уже сформирован и зарегистрирован, можно начать работу сразу с этапа согласования, пропустив предыдущие шаги. Т.е. система адаптирована под регулярные процессы, но в тоже время и позволяет обрабатывать исключения из процессов.

Для обеспечения полного контроля над движением и местонахождением всех документов компании был разработан справочник «Реестр отправки и получения». В данном реестре содержится информация по всем перемещениям документов. Записи в справочнике могут быть созданы пользователями вручную, при выполнении задании в рамках типового маршрута (например, при выполнении задания на отправку письма контрагенту), по ссылкам в РКК, карточке доверенности или договора, а также с помощью сценария «Регистрация отправки/получения документов».

Данные из справочника автоматически передаются на закладку «Местонахождение» в РКК, карточку договора и доверенности в форме веб-отчета, что позволяет максимально просто и быстро отслеживать движение нужного документа.

Данные из реестра отправки и получения используются для формирования различных отчетов. Например, отчет «Реестр почтовых отправлений», который собирает данные об отправке почтой России документов любых видов по всей компании.

Важным требованием делопроизводителей была возможность искать документы по № накладной (при отправке/получении документов от экспресс-служб). Для этого был адаптирован стандартный поиск «Поиск РКК».

Управление доверенностями

В рамках проекта разработано решение по управлению доверенностями, позволяющее создавать, согласовывать, отзывать, переоформлять и хранить доверенности в системе. Решение включает в себя комплекс справочников, типовых маршрутов и сценариев, обеспечивающих автоматизацию процесса работы с доверенностями.

Для быстрого и удобного формирования заявки на оформление доверенности разработан мастер действий. В результате его работы формируется эл. документ (заявка), по данным, введенным в окне мастера действий и отправляется задача на оформление по типовому маршруту. Карточка записи в справочнике «Доверенности» создается автоматически и сразу заполняется данными из заявки. Сама доверенность (эл. документ) формируется по данным из карточки справочника путем нажатия на кнопку. Каждому виду доверенности в системе соответствует свой шаблон. Таким образом, первоначальные данные по доверенности вводит инициатор, а делопроизводителю достаточно нажатием на одну кнопку создать документ и проверить корректность его формирования. Все это обеспечивает уменьшение скорости создания доверенностей.

В маршруте «Оформление доверенностей» предусмотрено согласование типовых и нетиповых доверенностей (типовые доверенности могут быть согласованы по сокращенному маршруту), делегирование работ для сотрудников юридического отдела, согласование с неавтоматизированными сотрудниками в филиалах, а также автоматическое изменение статусов и стадий ЖЦ доверенностей.

Поскольку в начале каждого календарного года сотрудники делопроизводства сталкиваются с большим объемом работ по переоформлению доверенностей, была подготовлена база типовых доверенностей, а также предусмотрен механизм для массового копирования типовых доверенностей. За 2 недели до окончания года запускается сценарий, который определяет доверенности, подлежащие переоформлению, отправляет их делопроизводителю на проверку, далее массово копирует эл. документы и записи справочника «Доверенности», но уже новыми датами. После наступления нового года всем переоформленным доверенностям массово присваиваются текущие регистрационные номера.

Для облегчения контроля над просроченными доверенностями предусмотрен сценарий, который проверяет их актуальность и сразу меняет статус на «Истек срок действия». А сводные таблицы по доверенностям позволяют делать выборку данных из реестра в различных разрезах. Кроме того, в процессе автоматизации работы с доверенностями, был создан справочник для удобного ведения графика отпусков сотрудников компании.

Работа с доверенностями пересекается с процессом работы с договорами. Для связки двух модулей предусмотрена закладка «Договоры» в карточке записи реестра доверенностей. Данные, указанные на закладке, используются при указании подписанта по договору, в зависимости от суммы договора и статуса доверенности.

Управление договорами

В ходе проведения интервью с рабочей группой был выявлен ряд проблем, разрешение которых было определено как основная цель внедрения решения. Одной из данных проблем стало отсутствие реестра договорных документов, в котором были бы консолидированы все договоры.

Посредством справочника Договоры организован единый реестр, содержащий все договорные документы компании (включая договоры, создаваемые в филиалах). Карточка справочника полностью переработана.

Для возможности и удобства заведения многосторонних договоров, список контрагентов и список грузополучателей вынесены на отдельные закладки в табличные части.

Разработанный веб-отчет «Семейство договоров» позволяет получить быстрый доступ к информации по суммам всех договорных документов, входящих в семейство и определить их текущее состояние.

Очередной проблемой, озвученной при интервьюировании, стало отсутствие четкого представления о том, кто и какие договоры должен согласовывать. Разработанное решение автоматизирует процессы по подготовке проекта договорного документа юридическим отделом, также определяет порядок согласования и обязательных согласующих договорных документов.

Для возможности самостоятельного создания проекта договорного документа в систему добавлены более 30 шаблонов типовых договоров и дополнительных соглашений, доступность которых определяется указанной категорией договора. Для тех случаев, когда необходимо отправить задание на подготовку проекта документа в юридический отдел, разработан типовой маршрут «Подготовка документа», запускаемый по кнопке Создать заявку в карточке договора.

Процесс согласования договоров в компании был оптимизирован и стандартизован, что позволило выработать единый алгоритм согласования для всех договоров компании. На основании составленных правил и зависимостей был разработан типовой маршрут «Согласование договорных документов», запускаемый по кнопке Согласовать в карточке договора.

Список лиц, согласующих договорной документ, определяется исходя из категории договора, заданной в карточке справочника Договоры. Дополнительными разрезами для определения согласующих являются сумма договора и регион, по которому он заключается. Также категория договора может явно задавать соответствие между инициатором, создающим карточку договора и куратором.

В случае согласования нестандартного договора, инициатор и куратор могут добавить дополнительных согласующих. Для основных согласующих маршрут предусматривает возможность делегирования согласования договора подчиненным. Типовые договоры, которые были созданы на основе внесенных в систему шаблонов, согласуются по упрощенной схеме, благодаря чему время согласования подобных документов сократилось практически в два раза.

Для сохранения истории изменения договора по кругам согласования и аккумулировании всех замечаний, вынесенных на одном круге в единой версии, разработан механизм, принудительно создающий новую версию для каждого последующего круга согласования и блокирующий эту версию, когда круг завершен.

Гибкость настройки разработанного решения упрощает дальнейшее развитие решения и подключение новых видов документов, запускаемых на согласование. Для задания параметров используется специально разработанная функция, задающая установки в разрезе каждой компании.

Еще одной озвученной проблемой стала частая потеря документов на этапе пересылки оригиналов договоров из подразделений в головной офис. Для разрешения данной проблемы разработан сценарий, который собирает по реестру информацию о том, получил ли договорной отдел оригинал документа и, если бумага не дошла, отправляет задание на определение местонахождения бумажной версии договора исполнителю. Использование данного механизма вкупе с ведением реестра отправки-получения документов, подробнее описанном в решении «Классическое делопроизводство», позволяет в любой момент времени иметь доступ к информации о текущем состоянии бумажного договора.

Чтобы в реестре договоров всегда отражалось актуальное состояние договора, разработан сценарий, рассылающий исполнителям уведомления для проверки исполнения обязательств по договору и его последующего закрытия в общем списке.

Финансовый архив

Компания «Р-Фарм» в круглосуточном беспрерывном режиме осуществляет поставки лекарственных средств клиентам. Каждые сутки в центре процессинга, обеспечивающего работу склада, распечатывается порядка 5000 первичных документов, сопровождающих процесс поставки, подлежащих подписанию и возврату от контрагентов. До внедрения бизнес-решения «Финансовый архив» возвратные первичные документы обрабатывались следующим образом:

  • Сотрудники административной службы получали документы, проверяли комплектность, наличие печатей и подписей контрагентов, после чего фиксировали получение каждого документа в реестре, который велся в виде таблицы MS Excel.
  • Каждый полученный документ сканировался по отдельности. После сканирования сотрудники вручную присваивали файлу наименование и помещали его в папку на сетевом диске.
  • Каждый скан-образ вручную связывался с карточкой поставки в учетной системе.

Задержка с момента поступления документа и до момента внесения в учетную систему скан-образа составляла примерно от двух до трех месяцев. В таких условиях затруднительно было отслеживать поступления документов и практически невозможно было получить актуальную и исчерпывающую информацию по документам, которые не поступили от контрагентов и которые требуется запросить.

Внедрение бизнес-решения «Финансовый архив» должно было радикально упросить обработку возвратной первичной документации за счет:

  • Отслеживания маршрута движения документа с помощью считывания штрих-кода с помощью портативного сканера на каждом этапе перемещения документа.
  • Применения поточного сканирования вернувшихся от контрагентов документов с автоматическим разделением потока документов по штрих кодам.
  • Автоматического помещения отсканированных документов в хранилище системы DIRECTUM.
  • Автоматической установки связи документа в системе DIRECTUM с соответствующей записью в учетной системе.

Для формирования первичных документов в «Р-Фарм» используется несколько учетных систем. Так, например, комплекты документов, сопровождающие отгрузки лекарственных средств и медицинских изделий формируются в учетной системе, а документы, связанные с хозяйственной деятельностью – в 1С. Кроме того, на заводских площадках используются решения на платформе SAP, а уже после начала внедрения DIRECTUM, стартовал проект внедрения MS Dynamics AX, которая со временем должна полностью заменить текущую учетную систему.

Для минимизации модификаций на стороне учетных систем, а также для обеспечения единообразия интеграционных механизмов и повышения отказоустойчивости решения в целом, был реализован следующий алгоритм обмена данными:

  • Данные обо всех распечатанных первичных документах в режиме реального времени выгружались из учтённых систем в специальную SQL-таблицу.
  • SQL-таблица обрабатывалась сценарием DIRECTUM и на основе каждой строки создавался документ с заполненной карточкой и пустым телом.
  • В случае если по тем или иным причинам, учетной системе не удавалось выгрузить информацию в SQL-таблицу, данные выгружались в локальную таблицу, а затем периодически синхронизировались.

Таким образом, на стороне DIRECTUM информация о распечатанном документе появлялась практически моментально, оставалось только дождаться возврата этого документа от контрагента и заменить пустое тело скан-образом.

Для первичных документов на стороне DIRECTUM была разработана отдельная карточка, которая заполнялась автоматически при обработке таблицы для синхронизации.

После возврата подписанного первичного документа от контрагента, его обработка проводится по следующему алгоритму:

  • С помощью специального сценария DIRECTUM и портативного сканера штрих-кодов фиксируется факт поступления документа.
  • Поступившие документы сканируются на поточном сканере.
  • Служба распознавания DIRECTUM разделяет поток отсканированных листов на отдельные документы по штрих-кодам.
  • Служба преобразования DIRECTUM конвертирует отсканированные документы в формат PDF.
  • Скан-образы заносятся в хранилище DIRECTUM заменяя собой пустые тела, созданные в результате синхронизации данных с учетной системой.
  • Автоматически устанавливается связь между записью в учетной системе и документами в хранилище DIRECTUM.

В результате внедрения бизнес решения был достигнут явный, быстро оценимый коммерческий эффект:

  • Среднее время на обработку одного документа уменьшилось в 2,5-3 раза, что позволило существенно увеличить скорость обработки документов.
  • Значительно снизилась вероятность ошибки при сканировании документов.
  • За счет фиксирования этапов движения документов и введения контрольных точек, снизилась вероятность утери документов, а также появился наглядный инструмент отслеживания местонахождения каждого конкретного документа.

В заключении следует отметить, что на первых этапах внедрения бизнес-решения у заказчика были опасения относительно качества распознавания документов по штрих-кодам, однако в ходе тестовой эксплуатации был обработан поток из 2500 документов и лишь 3 документа не удалось идентифицировать по штрих-коду.

Результаты

По результатам проекта внедрения компания «Р-Фарм» получила решение, способное удовлетворить текущим и перспективным потребностям организации. Пользователи получили возможность сократить время на поиск актуальной документации за счет внедрения системы, которая предоставляет собой единое информационное пространство для централизованного доступа к документации. Руководство компании в любой момент времени может оценить на каком этапе находится процесс согласования документов, контролировать выполнение заданий своими подчиненными и с легкостью планировать их оптимальную загрузку.

Сотрудниками компании Акелон был проведен анализ существующих бизнес-процессов: работа с входящими и исходящими документами, работа с приказами и распоряжениями по ОД, работа с договорными документами, работа с доверенностями и предложен вариант по их оптимизации с учетом выявленных особенностей работы данного предприятия. Особое внимание уделено оптимизации процессов согласования документов, что в последствие позволило ускорить и сделать процесс более прозрачным и контролируемым.

На текущий момент в системе зарегистрировано 1300 пользователей, создан 2821 документ и отправлено 2084 задачи. В качестве импортированных исторических данных в систему занесено более 1000 документов и записей справочника, полностью синхронизирована организационная структура и создана единая база из 6673 контрагентов.

С 29.01.2015 процесс работы с входящей и исходящей корреспонденцией, оформление и согласование внутренних документов, доверенностей и договоров, а также работа с первичной бухгалтерской документацией осуществляется в системе DIRECTUM в электронном виде. Наблюдается положительная динамика по использованию системы с момента ее перевода в опытно-промышленную эксплуатацию.


версия для печати
Запомнить на сайте


Зарегистрироваться Напомнить пароль