Внедрение системы DIRECTUM в ОАО «Группа Е4»

E4 - Кейс - 1

Успешно завершился проект внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в ОАО «Группа Е4» — одной из крупнейших компаний в сфере промышленно-энергетического строительства в Российской Федерации. В ходе проекта был автоматизирован московский офис компании, пользователями системы стали свыше 500 сотрудников, включая всех топ-менеджеров Группы Е4, для которых силами компании Akelon было разработано специализированное решение на базе MS Outlook.

Отзыв о внедрении DIRECTUM в_Е4 (peview)


"Решение DIRECTUM Client for Outlook, созданное для наших топ-менеджеров, активно используется в компании для назначения и делегирования задач и для работы с документами. Важно, что руководителям не нужно изучать для этого новую систему, они могут использовать привычный интерфейс задач MS Outlook.
Также для нас очень важно, что в системе DIRECTUM есть возможности разграничения прав доступа на документы. Это позволяет сохранить конфиденциальность каждого документа и одновременно пользоваться преимуществами его хранения и использования в электронном виде.
Думаю, что система DIRECTUM будет активно использоваться нашими сотрудниками, уже сейчас идет значительный ежедневный прирост объема базы данных. Далее мы планируем автоматизировать при помощи системы DIECTUM ряд других процессов, в первую очередь, договорное управление.

Проект был завершен в установленные сроки, все задачи, поставленные на начальном этапе внедрения системы DIRECTUM, были выполнены. По итогам проекта мы рекомендуем компанию Akelon как надежного партнера, умеющего выполнять взятые на себя обязательства.«
Куратор проекта, Директор по ИТ — А.В.Куканов

О заказчике

E4 - Кейс - 2ОАО «Группа Е4» — это инжиниринговая компания с холдинговой структурой управления. Общее количество сотрудников — 20 000 высокопрофессиональных специалистов, среди которых более 100 кандидатов и докторов наук. Предприятия холдинга расположены в 27 регионах, во всех федеральных округах РФ и за рубежом.

Группа Е4 предлагает современные инжиниринговые решения для энергетики, горно-металлургической, химической, нефтегазовой, других отраслей промышленности, ЖКХ и инфраструктурного строительства.

Первые предприятия Е4 были созданы в середине 20-х годов XX столетия, поэтому опыт и ключевые компетенции нарабатывались десятилетиями, в результате, на сегодняшний день компания имеет успешный опыт выполнения более 500 проектов на 3 континентах, в 23 странах мира, в том числе и в условиях вечной мерзлоты, зонах с тропическим климатом, с ограниченной транспортной инфраструктурой и значительном удалении от населенных пунктов.

Сайт компании: www.e4group.ru

Ситуация

Уровень зрелости бизнеса Группы E4 достиг того уровня, когда необходимость внедрения современной ECM-системы стала очевидной, так как традиционный бумажный документооборот со всеми его недостатками уже не вписывался в общую концепцию развития организации.

До внедрения системы DIRECTUM в Группе Е4 использовалась система электронного документооборота, позволявшая регистрировать документы и имевшая базовые возможности их маршрутизации. Но функционала данной системы было недостаточно для эффективной работы большого количества сотрудников, полноценной организации децентрализованной регистрации документов и соблюдения требований информационной безопасности.

Также сложности возникали при поиске документов из-за отсутствия в используемой системе развитых средств поиска. Найти документ было возможно только одним способом — последовательным пересмотром всех журналов регистрации, что было очень неудобно и вызывало нарекания пользователей системы.E4 - Кейс - 3

Выбор

Для упрощения и повышения качества работы с документами в компании, руководство Группы Е4 приняло решение о необходимости внедрения новой современной системы документооборота, отвечающей ряду требований.

Из-за масштаба компании при выборе системы электронного документооборота повышенное внимание было уделено ее надежности и возможностям расширения для последующего увеличения количества автоматизируемых процессов. Также была обозначена необходимость интеграции с финансово-учетной системой и почтовым клиентом.

Процедура выбора системы, наилучшим образом отвечающей поставленным задачам, и системного интегратора, способного качественно осуществить столь масштабный проект, проводилась в два этапа и заняла значительное время.

По итогам первого этапа тендера была выбрана система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, как наилучшим образом отвечающая поставленным целям и задачам. Немалую роль в принятии решения сыграло наличие успешных внедрений данной системы в других крупных компаниях энергетической и нефтегазовой сферы. По результатам второго этапа право на выполнение работ по внедрению DIRECTUM получила компания Akelon.

Анализ задач

Среди поставленных задач были следующие:

  • создание электронного архива;
  • автоматизация договорного управления;
  • автоматизация делопроизводства и контроля за исполнением поручений;
  • организация управления совещаниями;
  • управление показателями эффективности.

Перед началом внедрения системы специалистами компании Akelon были разработано подробное техническое задание на внедрение, чтобы сразу обозначить не только функциональные требования к бизнес-составляющей системы, но и технические требования к ИТ-инфраструктуре, порядок контроля и приемки СЭД, требования к документации, а также порядок проведения приемочных испытаний.

Платформа

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение

В рамках проекта были автоматизированы процессы делопроизводства и контроля за исполнением поручений, организовано управление совещаниями.

Для достижения максимального эффекта от внедрения системы электронного документооборота в рамках проекта была проведена интеграция системы DIRECTUM с ERP-системой 1С:Предприятие, что позволило организовать единую точку ввода совместно используемых системами данных и обеспечить своевременное обновление в системе DIRECTUM информации о работниках Группы Е4, организационной структуре компании.

При помощи сервера веб-доступа к DIRECTUM сотрудники Группы Е4 получили удобный инструмент для удаленной работы через интернет с использованием веб-браузера. Также была внедрена современная технологии быстрой идентификации документов по штрих-коду на основе решения DIRECTUM RapID, что позволило значительно снизить трудозатраты на поиск и идентификацию документов в системе.

За время проекта специалистами компании Akelon было обучено свыше 50 пользователей как на территории Группы Е4, так и в учебном центре компании Akelon, что позволило сотрудникам Группы Е4 эффективно начать работать с системой уже с первых дней опытной эксплуатации.

Для топ-менеджеров Группы Е4 специалистами компании Akelon было разработано специализированное решение DIRECTUM Client for Outlook, которое позволяет работать с системой, используя привычный интерфейс почтового клиента вместо стандартного клиента DIRECTUM. Решение позволяет работать с задачами и заданиями в режиме офлайн, при подключении к сети синхронизация происходит полностью в автоматическом режиме (в том числе и с мобильными устройствами).

Значительную роль в успешном завершении проекта сыграли оперативное решение вопросов со стороны Заказчика, тщательная проработка проектных документом как специалистами компании Akelon, так и специалистами Группы Е4, и готовность сотрудников Группы Е4 принять новые схемы и правила работы с использованием системы DIRECTUM.

Создание специализированного бизнес-решения по управлению договорами с учетом всех особенностей договорного управления в Группе Е4 было решено вынести в отдельный проект, который последует по завершении проекта внедрения базовых процессов делопроизводства.

Одновременно с внедрением системы DIRECTUM в Группе Е4 осуществлялось масштабное внедрение системы менеджмента качества. Таким образом, процессы, построенные на базе системы DIRECTUM, соответствуют общей политике Группы Е4 в области качества. За время проекта Группой Е4 был получен международный сертификат соответствия системы менеджмента качества стандарту ISO 9001:2008.

Результаты

С момента запуска системы DIRECTUM в промышленную эксплуатацию согласование любых исходящих и организационно-распорядительных документов, а также ознакомление с документами и контроль за исполнением поручений осуществляются только в системе DIRECTUM, с использованием специализированных типовых маршрутов и электронно-цифровой подписи.

Вся работа, связанная с организацией и проведением совещаний, а также контролем исполнения решений, принятых на совещаниях, была переведена в систему DIRECTUM. Так как многие подразделения Группы Е4 ведут проектную деятельность, внедрение процесса управления совещаниями значительно сократило трудозатраты на подготовку совещаний для сотрудников этих подразделений.

В результате интеграции системы DIRECTUM и ERP-системы 1С:Предприятие стало возможным автоматическое обновление в системе DIRECTUM данных о контрагентах, работниках, организационной структуре компании на основе данных 1C:Предприятие, что позволило сократить трудозатраты на ввод данных и избежать ошибок при вводе и дублирования информации, а также обеспечило возможность поиска как финансово-учетных, так и остальных документов, имеющих отношение к одному и тому же сотруднику или контрагенту.

В Группе Е4 большое внимание уделяется системе менеджмента качества, поэтому сотрудниками активно используется предоставляемый системой DIRECTUM инструментарий для контроля за показателями эффективности.

Топ-менеджеры компании используют решение DIRECTUM Client for Outlook для создания задач своим подчиненным и работы с документами. Решение было разработано с учетом пожеланий руководства Группы Е4 и содержит весь необходимый функционал для работы.

На момент перевода системы в промышленную эксплуатацию пользователями DIRECTUM являются свыше 500 сотрудников Группы Е4, создано около 7000 задач и 20 000 заданий и свыше 5000 документов.

Перспективы

После завершения проекта между компанией Akelon и Группой Е4 был заключен договор о сервисной поддержке для дальнейшего развития системы DIRECTUM.

В настоящий момент в Группе Е4 происходит согласование дат начала нового проекта по автоматизации договорного управления на базе системы DIRECTUM.


версия для печати
Запомнить на сайте


Зарегистрироваться Напомнить пароль