19.04.2012

Группа компаний «Продимекс» управляет проектами в DIRECTUM

Компания «Акелон» завершила внедрение проектного управления на основе платформы DIRECTUM в ГК «Продимекс», крупнейшем российском производителе белого сахара. В рамках автоматизации была разработана единая корпоративная среда для управления проектами.

Логотип ГК ПродимексГК «Продимекс» образована в 1992 году, это вертикально интегрированный агрохолдинг, крупнейший производитель белого сахара в России и СНГ. Производственные активы компании расположены в Воронежской, Пензенской, Белгородской области, в Краснодарском и Ставропольском крае, а также в Республике Башкирия. В состав ГК входит 15 сахарных заводов и единственный в России завод лимонной кислоты, общая численность персонала – 12 000 человек.

Компания находится на стадии динамического роста, что определяет наличие сложных комплексных задач, связанных с реализацией масштабных инвестиционных проектов. При решении подобных задач в ГК «Продимекс» используется проектный подход, который предполагает взаимодействие большого числа менеджеров и специалистов из разных подразделений Группы, распределенных по регионам России. Руководителю проекта при этом крайне важно, чтобы команда работала в едином информационном пространстве и избегала информационных разрывов, влияющих на качество и сроки выполнения задач.

Для этого необходима организация модели проектного управления с четким разделением зон ответственности, определением критериев достижения целей, учетом рисков и ведением единого реестра для учета проектов Группы.

В конце 2010 года руководством ГК «Продимекс» был взят курс на поиск и внедрение системы управления проектами. Главными требованиями к системе стали создание единого информационного поля для корпоративного взаимодействия всех сотрудников, максимально быстрая автоматизация проектной деятельности и интеграция системы в информационную среду ГК «Продимекс». Также при выборе учитывались масштабируемость и производительность системы, возможность удаленной работы через браузер, в том числе с мобильных устройств и быстрая адаптация к сложившимся в Группе бизнес-процессам.
По результатам конкурсного отбора в качестве технологической платформы была выбрана ECM-система DIRECTUM, а реализация проекта – поручена специалистам компании «Акелон».

Перед совместной рабочей группой, состоящей из ведущих сотрудников ГК «Продимекс» и консультантов «Акелон», стояли задачи:

  • внедрить в компании стандарт проектного управления, подготовить нормативно-методическую базу и регламентирующие документы;
  • стандартизировать бизнес-процессы по работе с проектами и МСФО;
  • реализовать механизм разграничения прав доступа не только на электронные документы, но и на записи справочников (для особо конфиденциальных проектов);
  • предоставить удаленный доступ к системе для работы через Интернет и настроить механизм уведомлений о происходящих в системе событиях на электронную почту сотрудников;
  • разработать систему отчетности по исполнению отдельных проектов/портфелей проектов.
    • Проект стартовал в мае 2011 года и завершился в феврале 2012 года. В ходе проекта специалистами компании «Акелон» было разработано специальное бизнес-решение «Управление проектами», позволяющее управлять проектом на всех фазах его жизненного цикла: от инициации и планирования до закрытия и помещения в архив. Данное бизнес-решение автоматизирует рассылку заданий исполнителям в ходе проекта, предоставляет механизмы контроля за ходом выполняемых работ, включает систему отчетности и набор показателей эффективности для оценки качества исполнения задач проектов.

      В состав бизнес-решения «Управление проектами» вошел специальный редактор проекта с диаграммой Ганта, позволяющий в графическом виде планировать работы. Также разработаны сложные типовые маршруты и сценарии, которые позволяют своевременно актуализировать план проекта, автоматически рассылать задачи исполнителям при наступлении сроков выполнения, проверять сроки выполнения задач.

      В ходе внедрения были созданы и настроены специальные справочники: «Проекты», «Этапы проектов», «Задачи проектов», предназначенные для учета и ведения всех проектов в компании.

      Была настроена интеграция СЭД с 1С:Предприятие 8, позволяющая переносить электронные документы и отчеты из учетной системы в DIRECTUM. Таким образом, было сокращено время подготовки документа на проверку аудиторам в рамках проекта МСФО.

      Специалисты компании «Акелон» разработали Стандарт по управлению проектами, который устанавливает требования к управлению проектами в ГК «Продимекс». В основу стандарта легли рекомендации свода знаний по управлению проектами Руководства PMBoK и накопленный в компании опыт ведения проектной деятельности. В состав регламентирующей документации вошли также детальные рабочие и методические инструкции, с описанием всех процедур управления проектами.

      Большое внимание было уделено и обучению сотрудников компании. Для этой цели специалисты «Акелона» разработали курс по использованию бизнес-решения «Управление проектами». Общее количество пользователей, обученных по курсам, составило более 200 человек.

      К моменту перевода в промышленную эксплуатацию в системе было зарегистрировано 187 пользователей, при этом их количество неуклонно растет. За время с начала опытно-промышленной эксплуатации было отправлено 4 070 заданий, сформировано 3 015 задач и создано 1 005 документов.

      По словам Генерального директора ГК «Продимекс» Виктора Владиславовича Алексахина, в дальнейших планах компании «наращивать функционал системы и в ближайшее время подключить к работе в ней все подразделения компании, чтобы весь документооборот внутри предприятий Группы проходил через систему DIRECTUM».

       


      версия для печати
      Запомнить на сайте


      Зарегистрироваться Напомнить пароль