Делопроизводство и документооборот

Классические функции  документооборота являются базовыми и основополагающими для задач управления информацией в российских компаниях. Данные задачи являются фундаментом управления информацией и требует профессионального подхода для их реализации.

 К классическим функциям относятся:

• электронный архив;
• управление задачами и бизнес-процессами;
• делопроизводство;
• управление нормативно-справочной информацией.
  

Электронный архив

Электронный архив представляет собой систематизированное хранилище электронных документов. К основной задаче организации электронного архива относится проектирование его структуры, принципов классификации и поиска информации, а также определение уровней доступа.
Любой документ компании, от служебной записки до видеофильма, должен иметь свое место в электронном архиве. При этом неважно в рамках каких процессов создается документ, и какие процессы на него влияют.

Построение электронного архива на платформе DIRECTUM.

Управление задачами и бизнес-процессами

Основополагающая функция в организации работы – постановка задач и контроль их исполнения. Данные задачи могут быть установлены в рамках индивидуально принимаемых решений (например, при вынесении резолюции), так и в рамках заранее определенных бизнес-процессов (например, при согласовании договора).

Управление деловыми процессами на платформе DIRECTUM.

Делопроизводство

Делопроизводство обеспечивает поддержку бумажного документооборота и реализует задачи функционального управления.

Решаемые бизнес-задачи:

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• управление поручениями и резолюциями;
• управление номенклатурой дел и бумажными архивами.

Учитывая значительный объем бумажного документооборота в российских компаниях, функции делопроизводства являются неотъемлемыми для комплексного управления информацией.

Бизнес-решение «Классическое делопроизводство» на платформе DIRECTUM.

Управление нормативно-справочной информацией

К нормативно-справочной информации относятся:

• справочники организационной структуры (юр. лица, подразделения, работники);
• справочники контрагентов и контактных лиц;
• корпоративные классификаторы (например, номенклатура дел, категории договоров);
• и т.д.

Данные НСИ используются повсеместно, и реализации механизмов их хранения и актуализации является базовой задачей при автоматизации процессов управления.

Наиболее функциональным и перспективным вариантом является решение в виде хранилищ мастер-данных. Однако если реализация централизованного хранилища мастер-данных не является приоритетной, то управление НСИ реализуется на конкретной внедряемой платформе с применением интеграции с другими информационными системами.

версия для печати