Согласование счетов на оплату

Для многих организаций остро стоит проблема работы с платежными документами. Большие объемы, отсутствие контроля и четких регламентов работы могут привести к потерям документов, несвоевременной оплате счетов, а также к ненадлежащему выполнению обязательств. Все эти факторы негативно влияют на организацию в целом и ее взаимоотношения с партнерами; как следствие — снижается эффективность, возрастают издержки.

Бизнес-решение "DIRECTUM: Согласование счетов на оплату" направлено на повышение эффективности решения бизнес-задач, связанных с вводом, регистрацией, согласованием и уведомлением об оплате счетов.

Основная задача при внедрении бизнес-решения — не просто автоматизировать процесс согласования входящих счетов, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение технического решения.

Бизнес-решение "DIRECTUM: Согласование счетов на оплату" обеспечивает решение следующих бизнес-задач:

  • Формализация процесса визирования счетов на оплату и электронных счетов-фактур, обеспечение четкого состава визирующих.
  • Ввод и регистрация счетов: массовая обработка входящих счетов путем потокового сканирования и распознавания, сортировка и первичная обработка счетов (распределение по ответственным и передача им).
  • Проверка и согласование счетов на оплату: обработка счетов ответственными (проверка назначения расходов, проверка оформления и соответствия платежным обязательствам), формирование реестров счетов и их согласование, быстрый поиск документов-оснований или других связанных документов для проверки основания счета, согласование счетов в соответствии с регламентом, с использованием жесткой маршрутизации, утверждение счетов руководителем с помощью ЭЦП, что гарантирует дальнейшую неизменность и достоверность подписанного экземпляра.
  • Подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате: оповещение заинтересованных лиц об утверждении оплаты по счету или отказе, проведение и контроль оплаты по счету бухгалтером или финансистом (сверка реквизитов и формулировок на соответствие акту и договору, сверка суммы счета с бюджетом, передача данных в учетную систему, контроль проведения оплаты (или выдача наличных).
  • Формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему: выполнение поисков счетов в различных разрезах (по договору, по организации, по датам), формирование периодической отчетности по счетам, повышение безопасности работы с платежными документами за счет разграничения прав доступа, работы в электронном виде.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, бухгалтерия и финансовая служба, договорной отдел. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений и сотрудники, ответственные за согласование счетов.

Работа с бизнес-решением

Бизнес-решение "DIRECTUM: Согласование счетов на оплату" делает все этапы работы с входящими счетами прозрачными, управляемыми и контролируемыми.

Согласование (визирование) входящих счетов на оплату. Большая часть входящих счетов на оплату и счетов-фактур перед оплатой проходит стадию визирования руководством. Без автоматизации процесс визирования сопровождается трудоемкими операциями по сбору счетов, ручной подготовке реестров платежей, подлежащих оплате, контроля визирования и оплаты ответственным за него сотрудником. В таких ситуациях счета теряются, что приводит к просрочке оплаты и штрафам по просроченным обязательствам. Кроме этого, в результате длительных сроков согласования и потерь документов возникает недовольство как внутренних служб компании, ответственных за данные документы, так и внешних поставщиков.

Для ускорения визирования счетов на оплату создается механизм движения электронных счетов-фактур и счетов на оплату (реестров счетов) с возможностью подписания электронной цифровой подписью.

Единый электронный архив счетов на оплату и позволяет обеспечить оперативный доступ к ранее согласованным счетам для помощи в проведении налоговых проверок и судебных процессов.

Cчет-фактура или счет на оплату поступает на предприятие ответственному сотруднику либо в общую приемную, после чего передается на сканирование оператору. Одновременно со сканированием, в рамках единого процесса ввода данных, производится распознавание, верификация и сверка распознанных данных со словарями, используемыми Заказчиком в финансово-учетной системе. Входящие счета от разных поставщиков могут отличаться, поэтому производится распознавание документов. В частности, с помощью решения ABBYY FlexiCapture для гибких форм имеется возможность извлекать данные из разнообразных по форме счетов. Для повышения качества распознавания в ABBYY FlexiCapture задается формат счетов поставщиков, с которыми заказчик работает регулярно.

Данные, полученные при распознавании, заносятся в ERP-систему. Одновременно с этим в систему DIRECTUM помещается образ входящего счета с основными реквизитами записываемыми в карточку электронного документа. За счет использования DIRECTUM Integration Toolset к записи счета в финансово-учетной системе (например SAP, 1C, Axapta и др.) на основе реквизитов либо идентификатора, содержащихся в штрих-коде, привязывается образ счета, хранящийся в системе DIRECTUM. Обратиться к образу документа, регистрационной информации, истории обращений и т.д. из финансово-учетной системы можно как из интерфейса системы, так и в процессе пакетной обработки учетной информации (например в отчетах).

На счета автоматически назначаются права доступа для сотрудников и групп сотрудников, которым документы необходимы для последующей работы: визирования, сверки, контроля оплаты и др.

Формат назначения прав доступа определяется с помощью настроек системы DIRECTUM.

Далее счет направляется ответственному сотруднику. В этом случае либо назначается ответственный за все виды входящих счетов из отдела закупок, либо прописываются правила автоматического распределения счетов по ответственным, например, на основе вида закупаемой продукции или услуг. Ответственный сотрудник производит сверку счета с текущими договорами закупок, если счет выставлен в рамках договора, либо с текущими статьями бюджета, если счет выставлен без договора. Обращение к договорам закупок производится в системе DIRECTUM посредством поисков и существующих связей между документами одного комплекта, обращение к статьям бюджета производится в модуле бюджетирования финансово-учетной системы.

После проведения сверки ответственный сотрудник либо отправляет полученный счет по типовому маршруту системы DIRECTUM, либо готовит реестр счетов (например, в виде файла MS Excel со ссылками на конкретные документы, или отчета из DIRECTUM или ERP), который уходит на согласование по типовому маршруту. Типовой маршрут согласования счета либо реестра счетов настраивается в системе DIRECTUM согласно существующим на предприятии регламентам. Состав визирующих сотрудников может быть как постоянным, так и изменяться в зависимости от вида согласуемого счета.

В процессе согласования счет, либо реестр счетов, визируются электронными цифровыми подписями визирующих сотрудников и подписываются утверждающей подписью Руководителя организации.

Электронная цифровая подпись, поставленная на счет, полностью заменяет традиционное визирование благодаря гарантии авторства визирующего сотрудника и неизменности подписанного документа.

По результату согласования, за счет интеграции системы DIRECTUM и финансово-учетной системы, формируется реестр платежей в финансово-учетной системе и платежные поручения в клиент-банке. Для осуществления платежей платежные поручения в клиент-банке утверждаются бухгалтером по расчетам.

Налаженная интеграция с ERP-системой позволяет отследить факт оплаты (если тот регистрируется в ней) и отправить ответственному за счет уведомление об оплате. Оригиналы входящих счетов от оператора передаются в бухгалтерию. Далее счета направляются либо на внеофисное хранение, либо в архив предприятия.


версия для печати
Запомнить на сайте


Зарегистрироваться Напомнить пароль