Финансовый документооборот

Любая компания работает с большим объемом первичных финансовых документов (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т.д.). Как правило, эта работа заключается в оперативной обработке исходящих и входящих документов, их хранении, поиске для анализа и сверок, а также в подготовке к различным проверкам.

Для реализации поставленных задач мы предлагаем построение финансовых архивов и решений по обработке (распознаванию реквизитов, регистрации, согласованию, утверждению и учету) финансовых документов.

Решаемые задачи в области финансового архива

  • Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: просмотр образов первичных документов из финансово-учетной системы, автоматическая подготовка и распечатка комплектов документов для налоговых проверок (камеральных и встречных), автоматическая подготовка описей.
  • Поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов: доступ к образам всех первичных документов, переданных на внеофисное хранение, формирование описей, фиксирование местонахождения и изъятия оригиналов, контроль возврата документа.
  • Работа с исходящими первичными документами: фиксирование истории работы с исходящими первичными документами при ручном внесении правок в оригиналы, оперативная доставка образов исправленных документов к местам обработки и внесения корректировок оператором, контроль возврата от контрагентов оригиналов документов (накладных, актов выполненных работ, договоров и др.).
  • Ведение претензионной деятельности: учет претензий от контрагентов, ведение документальной истории работы с контрагентами.
  • Осуществление оперативного проведения инвентаризаций и сверок с контрагентами.
  • Поиск документов по реквизитам, формирование комплектов: хранение документов в архиве с единой точкой доступа ко всему архиву, оперативный поиск образов документов, формирование комплектов первичных документов.
  • Обращение к документам филиалов и удаленных подразделений: контроль правильности разнесения расходов по статьям бюджетов, оперативное обращение к документам филиалов в рамках других бизнес-задач.
  • Распознавание и автоматическое внесение данных из первичных документов в финансово-учетную систему, штрихкодирование исходящих документов.

Решаемые задачи в области обработки счетов

  • Формализация процесса визирования счетов на оплату и счетов-фактур, обеспечение четкого состава визирующих.
  • Ввод и регистрация счетов: массовая обработка входящих счетов путем потокового сканирования и распознавания, сортировка и первичная обработка (распределение по ответственным и передача им).
  • Проверка и согласование счетов на оплату: обработка счетов ответственными (проверка назначения расходов, проверка оформления и соответствия платежным обязательствам), формирование реестров счетов и их согласование, быстрый поиск документов-оснований или других связанных документов для проверки основания счета, согласование счетов в соответствии с регламентом с использованием жесткой маршрутизации, утверждение счетов руководителем с помощью ЭЦП, что гарантирует дальнейшую неизменность и достоверность подписанного экземпляра.
  • Подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате: оповещение заинтересованных лиц об утверждении оплаты по счету или отказе, проведение и контроль оплаты по счету бухгалтером или финансистом (сверка реквизитов и формулировок на соответствие акту и договору, сверка суммы счета с бюджетом, передача данных в учетную систему, контроль проведения оплаты (или выдача наличных).
  • Формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему: выполнение поисков счетов в различных разрезах (по договору, по организации, по датам), формирование периодической отчетности по счетам, повышение безопасности работы с платежными документами за счет разграничения прав доступа, работы в электронном виде.

Реализация

Задачи по управлению финансовым документооборотом мы строим на технологической основе ECM системы DIRECTUM и бизнес-решениях:


версия для печати
Запомнить на сайте


Зарегистрироваться Напомнить пароль