Электронный архив документов дня для банков

Операционная деятельность любого банка сопровождается необходимостью формирования, обработки и дальнейшего хранения огромного количества бумажных документов (мемориальные ордера, платежные поручения и т.д.). В 2010 году вступило в силу указание ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета», которое позволяет работать с рядом документов в электронном виде.

Бизнес-решение «Акелон: Электронный архив документов дня для банков» направлено на повышение эффективности решения бизнес-задач при переводе документов в электронный вид.

Решаемые задачи

Техническое решение «Акелон: Электронный архив документов дня для банков» обеспечивает решение следующих бизнес-задач:

  • регистрация и ведение электронного архива документов дня;
  • просмотр образов первичных документов из системы DIRECTUM и документов, записанных на диск;
  • автоматическая подготовка описей по распечатанным документам и по выданным дискам;
  • подготовка к аудиторским проверкам и проверкам Центрального Банка;
  • хранение документов в электронном архиве с единой точкой доступа к ним;
  • оперативный поиск образов документов по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах;
  • проверка неизменности записанных файлов на съемных носителях.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать Управление кредитования и инвестиций, Управление розничного бизнеса, Управление казначейских операций и Управление валютных операций и международных расчетов. Кроме того, при внедрении бизнес-решения, заинтересованными лицами выступают высшее руководство и архивариус.

Работа с техническим решением

Техническое решение «Акелон: Электронный архив документов дня для банков» позволяет архивировать документы в электронном виде и в дальнейшем использовать их в операционной деятельности.

Основные компоненты решения

Далее более подробно рассмотрим предлагаемую схему работы с документами в электронном виде.

Регистрация и ведение электронного архива документов дня. В течение дня документы формируются в АБС. Информация по всем документам дня из Указания ЦБ, по которым проводили работы, выгружается из АБС в виде xml-файла.

На каждое отделение, дату, срок хранения и вид документа создается отдельный документ и помещается в отдельную временную локальную папку на диске. Кроме выгрузки информации о документах, в АБС формируется и помещается в соответствующую папку отчет "Справка о количестве и итоговых суммах первичных документов по каждому счету".

После формирования xml-файлов, ответственный исполнитель должен запустить утилиту записи документов на CD. Далее, в системе DIRECTUM создается новая запись Документы дня, включающая следующие атрибуты: отделение банка, дата текущего дня, срок хранения документов и т.д.

К созданной записи прикрепляются файлы: xml-файл, созданный в АБС и отчет "Справка о количестве и итоговых суммах первичных документов по каждому счету" из соответствующей локальной папки на диске.

При записи документов на диск запускается сценарий, который записывает на оптический диск xml-файл, отчет "Справка о количестве и итоговых суммах первичных документов по каждому счету". Так же на диск записывается программное обеспечение, при помощи которого можно просмотреть информацию о записанных документах (web-браузер).

При формировании диска ответственный исполнитель, используя отчет, печатает ярлык, содержащий информацию о записанных документах, и передает его с диском в бухгалтерию на утверждение.

После утверждения записанных документов и диска, главный бухгалтер передает его в архив.

Подготовка к аудиторским и проверкам Центрального Банка. Для просмотра печатной формы записанных на диск документов используются шаблоны html-документов. Данное представление позволяет отображать в необходимом виде информацию о документах, которую можно распечатать или использовать для поиска.

Проверка состояния съемных носителей с документами дня проводится не реже 1 раза в год. Для проверки неизменности и целостности записанных данных на диск осуществляется сравнение хеш-функции данных.

Эффекты от внедрения

С помощью технического решения «Акелон: Электронный архив документов дня для банков» упрощается работа с документами за счет хранения и обработки документов в электронном виде и достигается следующий эффект:

Для Управления кредитования и инвестиций, Управления розничного бизнеса, Управления казначейских операций, Управления валютных операция и международных расчетов:

  • сокращение трудоемкости подготовки к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ;
  • сокращение затрат времени на получение доступа к документам дня, помещенным в архив;
  • сокращение времени на согласование документов дня.

Для Архивариуса:

  • сокращение трудозатрат на архивирование бумажных документов;
  • сокращение количества запросов по поручениям подразделений;
  • контроль возвращения выданных документов дня;
  • сокращение прироста архивных площадей.

Для Высшего руководства:

  • повышение внутренней безопасности работы с документами дня;
  • повышение эффективности использования рабочего времени сотрудников, работающих с документами дня;
  • сокращение затрат на расходные материалы;
  • сокращение затрат на аренду помещения под архив документов дня.

версия для печати
Запомнить на сайте


Зарегистрироваться Напомнить пароль